Come non gestire la comunicazione di un evento

Ero partito con aspettative alte e con tanta curiosità verso un prodotto che avrei voluto (e che tuttora vorrei) conoscere meglio. Alla fine, dopo circa tre quarti d’ora scarsi, sono tornato a casa con una grandissima delusione. Il mio “Spirit of Scotland”, festival del whisky che si è tenuto nei giorni scorsi a Roma, non è andato come avevo sperato. Cosa è successo di così sconvolgente? In estrema sintesi, mi sono trovato di fronte a una totale “failure of communication” e non è stato possibile fruire dei contenuti offerti dalla manifestazione.

Ecco come è andata. Sabato pomeriggio, mi sono recato alla sala Minnucci di via Ciro il Grande (zona Eur) assieme alla mia compagna: l’obiettivo era quello di passare qualche ora in modo diverso magari imparando anche delle cose nuove degustando prodotti unici nel loro genere. Mi viene dato l’accredito (avevo completato la registrazione on-line, fin qui tutto ok), la mia signora paga 15 euro di biglietto: ci viene consegnato un bicchiere serigrafato e solamente alla mia compagna viene dato un talloncino per una degustazione omaggio. Chiedo che cosa devo fare per potere degustare dato che, solitamente, a manifestazioni di questo tipo viene consegnato un contrassegno distintivo (un pass o un braccialetto). L’hostess, sorpresa della mia richiesta, mi risponde dicendo che per degustare bisogna acquistare dei gettoni da un euro l’uno da consegnare agli stand, i quali (alcuni, ma non tutti) espongono un “listino prezzi”. Di fatto, un visitatore, dopo il primo bicchiere offerto dalla manifestazione, è costretto a tirare fuori nuovamente il portafoglio. Non discuto la legittimità della cosa, che può piacere o meno. Quello che ha suscitato la mia contrarietà è che questa modalità, nel materiale informativo, non era stata scritta da nessuna parte. Non solo! La guida distribuita all’ingresso della kermesse recita testualmente: “Il format di quest’anno propone una programmazione ancora più ricca di eventi, degustazioni libere”. Libere.

La decisione di lasciare anzitempo la manifestazione è nata dopo un siparietto tragicomico in cui sono stato protagonista mio malgrado: amareggiato, ma comunque desideroso di degustare qualcosa, ho acquistato quattro gettoni. C’erano una quarantina di produttori provenienti da ogni dove: oltre alla Scozia con tutte le sue regioni e le sue peculiarità, c’erano anche Stati Uniti, India, Giappone, Svezia e Taiwan. Mi sono recato nello stand di quest’ultimo, mi sono fatto illustrare dalla traduttrice le varie proposte disponibili, ho fatto la mia scelta e ho lasciato un gettone. «Questa degustazione costa cinque gettoni», mi viene fatto notare. Alla fine, dopo un rapido consulto, accettano i miei quattro gettoni, dato che non era stato esposto il prezzo. Mi preparo a prendere armi e bagagli per tornare a casa, mi avvicino al bancone dell’ingresso per chiedere all’hostess dove trovare l’ufficio stampa, o comunque un addetto alla comunicazione. Del resto, l’accredito era stato generato automaticamente e mi era giunto via mail senza la firma di alcuna “figura umana”. L’hostess mi risponde con malcelato imbarazzo: «Non lo so». A quel punto, me ne sono andato. I bicchieri da degustazione e le rispettive sacche sono stati gli unici premi di consolazione di un sabato pomeriggio decisamente negativo.

A fronte di questa esperienza, ho ricavato poche semplici regole applicabili a qualsiasi evento di carattere enogastronomico:

  • Comunicare in modo chiaro ed esauriente le modalità di consumazione: il visitatore che spende tempo e denaro per partecipare alla tua manifestazione deve essere rispettato.
  • Se gli stand portano diverse tipologie di prodotto, è cosa buona esporre un listino prezzi non solo sul tavolino (su tutti i tavolini!), ma anche nelle pubblicazioni riguardanti la manifestazione come brochure, guide e sito web.
  • A domanda, le hostess/gli steward non possono permettersi di rispondere con un «Non lo so». Se non si sa, si replica con un deciso «Glielo dico subito» e poi si va alla ricerca del diretto superiore per avere maggiori delucidazioni o per condurlo direttamente dal visitatore.
  • Caldamente consigliata la presenza in loco di un referente per i giornalisti: un addetto stampa può dare una mano per fornire numeri, dati e, perché no, raccontare storie particolari riguardanti gli espositori o i protagonisti della manifestazione.

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